Xưởng không nên đợi đến khi chồng ván gần hết mới đặt hàng, nhưng cũng không cần giữ quá nhiều mọi mã trong kho. Cách thực tế hơn là tách vật liệu theo mức độ quan trọng, đo lượng dùng theo đơn hàng và đặt một điểm đặt hàng lại cho từng mã. Khi tồn khả dụng chạm điểm này, người phụ trách mua hàng phải kiểm tra nhu cầu đã chốt, thời gian chờ và phần hàng đang về trước khi quyết định số lượng mua.
Mục tiêu của kế hoạch tồn kho không phải làm kho luôn đầy. Mục tiêu là để đúng loại vật liệu có mặt trước khi công đoạn cần dùng, đồng thời tránh vốn và diện tích bị giữ ở những mã ít quay vòng.
Bốn số liệu cần có trước khi đặt mức tồn
Một bảng theo dõi hữu ích không bắt đầu bằng con số ước đoán. Xưởng nên lấy dữ liệu từ phiếu cấp vật tư, lệnh cắt, đơn mua và lịch nhận hàng trong một khoảng đủ đại diện cho hoạt động thực tế.
| Dữ liệu | Cách ghi | Dùng để quyết định |
|---|---|---|
| Lượng dùng bình quân | Số tấm đã cấp theo tuần hoặc theo chu kỳ sản xuất | Nhu cầu thông thường trong thời gian chờ |
| Nhu cầu đã chốt | Số tấm từ đơn hàng, bản vẽ và bảng cắt đã duyệt | Phần chắc chắn phải có |
| Thời gian chờ thực tế | Từ lúc xác nhận mua đến lúc kiểm nhận xong | Khi nào phải khởi động đặt hàng |
| Biến động | Tuần cao điểm, giao trễ, tấm bị cách ly hoặc thay đổi bản vẽ | Phần đệm cần giữ |
Không gộp Plywood, MDF HMR, PVC hoặc các độ dày khác nhau thành một con số tổng. Một kho còn nhiều tấm không có nghĩa là còn đúng vật liệu cho lệnh sản xuất tiếp theo.
Phân nhóm vật liệu theo vai trò trong sản xuất
Nhóm A: thiếu một mã là đơn hàng phải dừng
Đây thường là cốt chính đã được duyệt, độ dày đặc thù hoặc mã bề mặt cần đồng lô. Nhóm này phải được rà soát thường xuyên và có người chịu trách nhiệm rõ.
Nhóm B: có thể thay đổi lịch cấp nhưng không nên thiếu kéo dài
Vật liệu nhóm B vẫn quan trọng, nhưng xưởng có thể điều chỉnh thứ tự gia công trong thời gian ngắn. Mức đệm có thể thấp hơn nhóm A nếu nguồn bổ sung ổn định.
Nhóm C: ít dùng hoặc mua theo dự án
Không nên duy trì mức tồn cao chỉ vì “có thể sẽ dùng”. Với mã hiếm, hãy xác nhận thời gian cung ứng và chỉ mua khi đơn hàng đủ chắc chắn.
Phân nhóm phải dựa trên tác động đến tiến độ và khả năng mua bổ sung, không dựa riêng vào giá một tấm.
Xác định điểm đặt hàng lại
Microsoft Learn mô tả điểm đặt hàng lại thường dựa trên nhu cầu trong thời gian chờ cộng với mức tồn an toàn. Áp dụng cho xưởng cốt ván, có thể dùng công thức làm điểm xuất phát:
**Điểm đặt hàng lại = nhu cầu dự kiến trong thời gian chờ + tồn kho an toàn**
Đây không phải một con số cố định cho mọi mã. Nhu cầu trong thời gian chờ phải lấy từ lịch sản xuất và mức sử dụng gần đây. Tồn kho an toàn chỉ là phần đệm cho biến động hợp lý, không phải phần để che lấp dữ liệu sai hoặc lịch mua thiếu kỷ luật.
Thay vì đặt một mức chung theo độ dày, xưởng cần tách theo loại cốt, bề mặt, lô đã duyệt và vị trí sử dụng. Khi một mã xuống dưới điểm đặt hàng lại, phải xem cả số tấm đang có, đã được giữ, đang cách ly và đã đặt nhưng chưa nhận.
Tồn khả dụng khác tồn trên sổ
Con số trên file có thể lớn hơn lượng thực sự dùng được. Tồn khả dụng nên loại trừ:
- Tấm đã giữ cho đơn hàng khác.
- Lô đang chờ kiểm hoặc tạm cách ly.
- Tấm lẻ không đủ kích thước cho chi tiết cần cắt.
- Tấm đã cấp ra máy nhưng chưa cập nhật.
- Vật liệu sai bề mặt, sai độ dày hoặc khác mẫu đã duyệt.
Nếu xưởng thường xuyên lệch giữa file và vật liệu thật, hãy ưu tiên sửa luồng nhận–cấp–trả trước khi nâng mức tồn. Quy trình quản lý lô cốt ván giúp nối từng kiện với vị trí kho và đơn hàng đã cấp.
Sáu bước lập kế hoạch tồn kho cho xưởng
1. Chuẩn hóa danh mục mã vật liệu
Mỗi mã phải phân biệt được loại cốt, độ dày, khổ, bề mặt và trạng thái duyệt. Tránh dùng những tên chung như “ván xanh”, “ván trắng” hoặc “Plywood loại tốt” vì người mua và người cấp kho có thể hiểu khác nhau.
2. Nối bảng cắt với nhu cầu mua
Nhu cầu nên xuất phát từ bản vẽ và bảng cắt, sau đó cộng phần hao hụt đã được xưởng theo dõi thực tế. Cách tính số tấm ván 1220 × 2440 mm từ bản vẽ giúp chuyển danh sách chi tiết thành số tấm trước khi mua.
Không cộng một tỷ lệ hao hụt cố định cho mọi đơn. Kiểu chi tiết, hướng vân, khổ chi tiết và khả năng tận dụng tấm lẻ đều làm kết quả thay đổi.
3. Ghi thời gian chờ theo dữ liệu đã xảy ra
Theo dõi ngày xác nhận mua, ngày xe đến và ngày hoàn tất kiểm nhận. Hàng đã về nhưng còn chờ kiểm chưa được tính là sẵn sàng. Xem lại thời gian chờ khi đổi nhà cung cấp, khu vực giao hoặc bước vào giai đoạn cao điểm.
4. Đặt mức đệm theo mức độ biến động
Hướng dẫn về tồn kho an toàn của Microsoft coi tồn an toàn là lượng giữ thêm để giảm rủi ro thiếu hàng khi nhu cầu vượt kế hoạch hoặc nguồn bổ sung không đến như dự kiến.
Mức đệm nên cao hơn khi vật liệu là điểm nghẽn của nhiều đơn, thời gian chờ biến động hoặc không có lựa chọn thay thế đã duyệt. Mức đệm nên thấp hơn với mã ít dùng, dễ bổ sung hoặc chỉ mua theo dự án. Sau một sự cố, hãy tìm lỗi ở dự báo, đặt hàng, giao nhận hay cập nhật kho trước khi tăng mức đệm.
5. Chọn lịch rà soát phù hợp
Mã nhóm A nên được kiểm tra theo nhịp sản xuất, không chỉ cuối tháng. Mã nhóm B có thể rà theo tuần. Mã nhóm C nên gắn với cột mốc xác nhận đơn hàng.
Một bảng đơn giản có thể gồm: tồn thực tế, đã giữ, đang cách ly, tồn khả dụng, nhu cầu đã chốt, hàng đang về, ngày dự kiến nhận và hành động tiếp theo.
6. Duyệt mua bằng cả số lượng và điều kiện sử dụng
Trước khi phát hành đơn mua, đối chiếu lại mã vật liệu, lô hoặc mẫu cần theo, điều kiện giao nhận và khả năng lưu kho. Checklist đặt mua cốt ván cho xưởng giúp khóa các trường này trước khi đặt.
Số lượng đúng nhưng sai bề mặt hoặc sai độ dày vẫn làm đơn hàng dừng. Vì vậy, nguyên tắc cần giữ là **đúng loại → đúng vị trí → đúng nhu cầu**.
Khi nào cần đặt hàng ngay?
Không nên chỉ nhìn tồn cuối ngày. Xưởng cần kích hoạt bước xem xét mua khi có một trong các dấu hiệu sau:
- Tồn khả dụng chạm hoặc thấp hơn điểm đặt hàng lại.
- Đơn hàng mới làm nhu cầu trong thời gian chờ tăng rõ rệt.
- Một phần lô bị cách ly khiến lượng dùng được giảm.
- Lịch giao dự kiến dài hơn dữ liệu bình thường.
- Mẫu duyệt yêu cầu giữ cùng mã hoặc cùng lô cho phần việc còn lại.
- Tấm lẻ nhiều nhưng không phù hợp kích thước chi tiết sắp cắt.
Khi có tín hiệu trên, người phụ trách vẫn phải kiểm tra hàng đang về, đơn thay đổi lịch và sức chứa kho trước khi chốt mua.
Checklist rà soát mỗi kỳ
- [ ] Danh mục vật liệu đã tách đúng loại cốt, độ dày và bề mặt.
- [ ] Tồn thực tế đã trừ phần giữ cho đơn khác và phần cách ly.
- [ ] Nhu cầu đã chốt khớp bản vẽ, bảng cắt và lịch máy.
- [ ] Thời gian chờ được cập nhật từ các lần nhận gần đây.
- [ ] Mức đệm có lý do rõ, không sao chép giữa các mã.
- [ ] Hàng đang về có ngày dự kiến và trạng thái xác nhận.
- [ ] Tấm lẻ được ghi kích thước và mã lô gốc.
- [ ] Kho còn đủ vị trí kê, lối đi và khả năng kiểm nhận.
- [ ] Quyết định mua có người chịu trách nhiệm và thời hạn thực hiện.
Câu hỏi thường gặp
Xưởng nhỏ có cần phần mềm quản lý tồn kho không?
Không bắt buộc. Một bảng tính dùng chung có thể đủ nếu mã vật liệu thống nhất, số liệu được cập nhật sau mỗi lần nhận–cấp–trả và có người chịu trách nhiệm. Phần mềm không sửa được quy trình thiếu kỷ luật.
Có nên giữ cùng một mức tồn cho mọi loại cốt ván không?
Không. Mỗi mã có mức sử dụng, thời gian chờ, khả năng thay thế và tác động đến tiến độ khác nhau. Hãy đặt mức theo từng mã hoặc nhóm có hành vi thật sự giống nhau.
Hàng đã đặt có được tính vào tồn khả dụng không?
Không nên tính như hàng đã sẵn sàng. Hãy theo dõi ở cột “đang về” và chỉ chuyển thành tồn khả dụng sau khi nhận, kiểm và nhập đúng vị trí.
Bao lâu nên xem lại điểm đặt hàng?
Xem lại khi nhu cầu, thời gian chờ, nhà cung cấp, cơ cấu sản phẩm hoặc cách bố trí kho thay đổi. Với mã quan trọng, nên rà theo chu kỳ sản xuất thay vì chờ đến kỳ kiểm kê dài.
Bắt đầu từ nhóm vật liệu quan trọng
Hãy chọn các mã ảnh hưởng trực tiếp đến đơn đang chạy, chuẩn hóa tên, đo tồn khả dụng và ghi thời gian chờ; sau đó mới mở rộng sang phần còn lại. Nếu anh/chị cần đối chiếu quy cách và kế hoạch mua, có thể gửi nhu cầu để nhận tư vấn và bảng báo giá theo số lượng.